Permudah Proses Kerja Anda Dengan 3 Langkah Ini

4 months ago / 1099 Views

Dalam pekerjaan baik secara individu maupun kelompok, kita seringkali menghadapi berbagai situasi yang beragam. Satu tugas yang sama pun jika dilakukan dalam situasi dan kondisi berbeda maka akan muncul berbagai variasi. Variasi-variasi inilah yang seringkali mengambil sebagian waktu dan tenaga kita untuk mengatasinya.

Di situlah kita memerlukan standarisasi untuk memastikan seluruh tugas dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Apabila suatu tugas sudah dapat kita standarisasi, maka kita dengan cepat dapat memilah mana yang merupakan faktor-faktor penting dan mana yang tidak relevan sehingga dapat kita abaikan. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk melakukan standarisasi terhadap cara kerja kita.

Sebelum melakukan standarisasi, kita perlu membagi tugas-tugas dalam pekerjaan kita ke dalam tiga bagian. Pertama adalah aktivitas-aktivitas yang wajib untuk dilakukan dan tidak boleh diabaikan atau kita sebut Must Do Procedures, kemudian, ada aktivitas-aktivitas yang merupakan best practices dalam menjalankan suatu tugas atau kita sebut sebagai Should Do Practices serta aktivitas-aktivitas yang masih diperbolehkan dilakukan deviasi dalam kondisi khusus yang kita sebut sebagai May Do Discretion.

(Sumber:https://www.girlsaskguys.com/guys-behavior/)(Sumber:https://www.girlsaskguys.com/guys-behavior/)

 

“Must Do” Procedures

Dalam pekerjaan terdapat aktivitas-aktivitas yang wajib dilakukan karena mengandung resiko tinggi dan berdampak pada kerugian perusahaan. Aktivitas-aktivitas ini perlu kita pastikan untuk selalu dikerjakan dalam situasi apapun. Salah satu metode yang paling sering digunakan adalah menggunakan checklist.

Metode ini pada awalnya digunakan oleh para dokter atau perawat untuk menangani kondisi yang membahayakan bagi pasien. Metode yang sama juga digunakan dalam dunia penerbangan untuk menghindari terjadinya kerusakan atau kesalahan yang kecil yang berdampak pada kecelakaan. Dewasa ini banyak organisasi dan perusahaan menggunakan metode ini untuk memastikan aktivitas-aktivitas penting dijalankan di dalam prosesnya. Lalu apa saja aktivitas wajib dalam pekerjaan Anda dan dapatkan Anda selalu mengingatnya? Checklist dapat membantu kita dalam hal tersebut.

(Sumber: https://greaterimpactllc.wordpress.com/2013/09/17/)(Sumber: https://greaterimpactllc.wordpress.com/2013/09/17/)

 

“Should Do” Practices

Satu tugas yang sama dapat dilakukan dengan berbagai cara yang berbeda. Biasanya setiap orang memiliki preferensi masing-masing dalam memilih cara pengerjaan tersebut. Pertanyaannya adalah mana yang lebih efektif dan efisien dalam menjalankan tugas tersebut?

Penting bagi kita untuk mengidentifikasi dan menduplikasi cara kerja terbaik/best practices untuk setiap aktivitas. Tujuannya agar setiap orang dapat menjalankan tugas-tugas mereka dengan efektif. Hal ini bisa dilakukan dengan knowledge sharing antar karyawan yang memiliki tugas yang relatif sama maupun distandarisasi melalui prosedur formal atau pun sistem.

Meski demikian prosedur ini bukan sesuatu yang bersifat mutlak. Situasi dan kondisi terus berubah, oleh karena itu apa yang menjadi best practices sebelumnya dapat berubah seiring berjalannya waktu. Kita perlu terus mereview dan mencari best practices lainnya dalam menjalankan setiap tugas.

 

“May Do” Discretion

Kita tidak selalu berada dalam situasi dan kondisi yang kita harapkan. Oleh karena itu perlu adanya fleksibilitas dalam menjalankan setiap tugas yang diberikan. Maka dari itu kita perlu menetapkan standar agar tidak setiap permasalahan harus melalui berbagai birokrasi dan persetujuan yang bertele-tele.

Misalnya saja karyawan Ritz Carlton dapat menggunakan dana taktis hingga jumlah tertentu untuk memuaskan kebutuhan pelanggan-pelanggan tertentu. Begitu pula dalam dunia pemasaran kita juga mengenal adanya dana-dana tertentu yang digunakan dalam aktivitas operasional. Yang terpenting untuk kita lakukan adalah menetapkan standar deviasi dan level otoritas untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan.

Masih banyak aktivitas-aktivitas lain di luar ketiga kategori tersebut. Meski demikian aktivitas tersebut sifatnya tidak terlalu penting. Oleh karena itu, langkah berikutnya adalah kita perlu mengidentifikasi aktivitas-aktivitas di luar ketiga kategori tersebut agar dapat diminimalisir.

 

Sumber:

Artikel Define Your Organization’s Habits to Work More Efficiently dari Harvard Business Review

Latest News