Tips Pintar Memprioritaskan Pekerjaan Secara Efektif

1 year ago / 501 Views

Lebih dari delapan puluh persen aktivitas kita, merupakan kegiatan yang sifatnya rutinitas. Bahkan kita seringkali merasa bingung alasan kita melakukan rutinitas tersebut. Jika kita pikirkan secara lebih mendalam mungkin rutinitas tersebut tidak memiliki kontribusi yang berarti. Namun karena sudah menjadi kebiasaan, terkadang justru terasa aneh jika kita tidak melakukannya. Terlebih apabila rekan-rekan kita yang lain juga melakukan hal yang sama.

Demikian juga dalam pekerjaan, seringkali kita mengikuti prosedur yang beragam dan terasa menyulitkan dalam keseharian. Padahal bisa jadi prosedur tersebut disusun sudah beberapa tahun yang lalu dalam situasi dan kondisi yang berbeda. Dengan perkembangan teknologi dan organisasi yang ada, bisa jadi prosedur tersebut dapat diubah dan menjadi lebih sederhana.

Terlebih dalam organisasi modern yang menganut konsep birokrasi. Karyawan diatur pembagian tugasnya secara spesifik namun berulang. Tujuannya agar karyawan di masing-masing posisi menjadi paling ahli dalam bidang tersebut (karena terus mengerjakan berulang) sehingga prosesnya menjadi lebih cepat. Namun dampaknya karyawan seringkali merasa pekerjaannya monoton dan terjebak dalam rutinitas serta kurang memahami kontribusinya.

Dalam kondisi seperti ini, tidak lagi nampak beda antara manusia dengan mesin. Padahal mesin jauh lebih efektif dan efisien dalam melakukan pekerjaan berulang. Selain itu mesin cenderung mengeluarkan hasil yang lebih konsisten dari segi kualitas. Maka sangat masuk akal jika lambat laun pekerjaan semacam ini akan digantikan oleh mesin. Lantas apa nilai lebih kita sebagai manusia dibanding mesin?

Satu hal hingga saat ini belum mampu ditiru oleh mesin adalah inovasi. Apabila tidak ingin tertinggal dan digantikan oleh mesin, kita harus mampu untuk melakukan inovasi dan perbaikan yang memberi nilai tambah bagi perusahaan. Bukan hanya sebatas mengerjakan rutinitas tapi tunjukkan bahwa kita bisa berkontribusi lebih dari yang mampu dilakukan oleh mesin.

Tujuan utama karyawan adalah bagaimana kita bisa memberikan kontribusi semaksimal mungkin terhadap perusahaan. Oleh karena itu kita harus mulai memilah-milah mana saja aktivitas yang memiliki kontribusi berarti dan mana saja yang kurang berkontribusi namun harus dilakukan serta mana saja yang tidak memberikan kontribusi sama sekali.

Oleh karena itu kita harus pandai dalam memilah aktivitas yang kita kerjakan setiap harinya. Secara umum aktivitas pekerjaan kita dapat dibagi ke dalam tiga jenis yaitu:

Value Add

Value Add activity merupakan aktivitas-aktivitas yang berdampak langsung terhadap kualitas atau produk yang diterima oleh pelanggan. Aktivitas ini memiliki tiga karakteristik yaitu:

  1. Customer bersedia “membayar” aktivitas tersebut.
  2. Aktivitas tersebut mengubah bentuk / fungsi dari benda atau jasa yang diberikan.
  3. Aktivitas tersebut dilakukan secara benar sehingga tidak memerlukan pengerjaan ulang

Contoh dari aktivitas ini misalnya pemberian layanan ekstra pijat kepala kepada pelanggan salon yang melakukan potong rambut. Aktivitas semacam ini biasanya justru mampu menarik pelanggan untuk datang. Itu berarti aktivitas tersebut memiliki ketiga karakteristik yang dipersyaratkan.

Untuk aktivitas semacam ini, perlu kita tingkatkan efektivitas dan frekuensinya sesuai dengan kebutuhan. Maka inovasi yang kita berikan biasanya bersifat ide-ide yang meskipun membutuhkan biaya tertentu namun dapat meningkatkan hasil secara signifikan.

Value Enabler

Value Enabler merupakan salah satu bentuk aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah bagi pelanggan, namun hal tersebut harus dilakukan dalam proses produksi. Misalnya saja proses distributor barang dari gudang ke toko. Pelanggan tidak peduli dengan proses distribusi tersebut,, namun proses tersebut harus tetap dilakukan sehingga aktivitas penjualan dapat dilakukan.

Untuk aktivitas semacam ini, kita perlu memikirkan bagaimana agar proses tersebut dapat berjalan dengan lebih efisien tanpa mengurangi efektivitas tujuannya. Gunakan peralatan atau sistem (prosedur, format standarisasi, dsb) untuk mempersingkat durasi pengerjaan dan meminimalisir pengerjaan ulang serta biaya tanpa mengurangi kualitas. Jika memungkinkan, review kembali setiap tahapan dan ganti / hilangkan aktivitas-aktivitas yang kurang efektif.

Waste

Waste merupakan salah satu bentuk aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah bagi pelanggan serta tidak bermanfaat dalam proses operasional. Namun seringkali aktivitas ini dijumpai dalam keseharian pekerjaan kita terutama dikarenakan rutinitas. Misalnya saja menunggu waktu meeting, menunggu proses persetujuan dokume, melakukan pengecekan ulang data dan sebagainya.

Aktivitas semacam ini yang perlu kita cermati lebih jeli dan kit cari jalan keluarnya sehingga tidak perlu terjadi lagi. Misalnya dengan membuat kesepakatan bersama tentang isu-isu tertentu, membagi tugas dan tanggung jawab secara terpusat, mengatur sistem dan kebijakan serta aktivitas-aktivitas lainnya yang bertujuan meminimalisir munculnya aktivitas tersebut.

Kini perlu kita cermati rutinitas pekerjaan apa saja yang kita lakukan setiap harinya. Apakah pekerjaan-pekerjaan tersebut bersifat value added, vallue enabler, ataukah justru waste? Jangan sampai waktu berharga kita digunakan untuk melakukan rutinitas dan menghambat kita untuk berkontribusi lebih. Lakukan improvement untuk mempermudah pekerjaan rutin sehingga kita memiliki banyak waktu untuk memikirkan inovasi lainnya.

Latest News