3 Hal Dasar yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Email

3 years ago / 3538 Views

Email merupakan cara berkomunikasi yang efisien dan sederhana. Bila digunakan dengan benar, ini dapat sangat menghemat waktu, menjawab segala pertanyaan, dan membuat koneksi. Secara singkat, hidup, terutama pekerjaan pasti akan jauh lebih sulit tanpa adanya email.

Sayangnya, dengan segala kemudahan dan kecepatan dalam mengirim, meneruskan, ataupun membalas email, terkadang kita masih suka mengeluh. Mesinpun bisa salah dan tidak selalu berjalan sesuai dengan keinginan setiap orang, karena jelas pasti berbeda-beda. Adapun salah satu rintangan dalam menggunakan email yaitu kesalahan ceroboh seperti kata-kata yang salah eja (bahkan biasanya program email sendiri akan mengingatkan / menunjukkan kesalahan tulisan Anda).

Menggunakan email merupakan cara nomor satu yang bisa Anda lakukan untuk berkomunikasi dengan klien, bos, atau jaringan lainnya, maka, sangat penting agar Anda melakukannya dengan benar. Oleh karena itu, Anda harus fokus dan perhatikan betul-betul penggunaan tanda baca, karena hanya dengan lupa menggunakan satu tanda titik pada saat pengiriman email Anda, Anda bisa saja kehilangan respek rekan kerja, atau bahkan kehilangan kesempatan kerja dengan seseorang yang Anda temui di sebuah konferensi.

Berikut ini adalah tiga kesalahan mendasar yang mungkin Anda lakukan sehingga terlihat tidak profesional oleh pembaca.

Lupa melampirkan lampiran

(sumber: workitdaily.com)

Banyak orang mengakui bahwa memiliki kebiasaan buruk yaitu terburu-buru dalam mengerjakan setiap pekerjaan. Hasilnya, kebiasaan tersebut membuatnya sering mengirim email yang salah dan tidak lengkap; "Silakan lihat file yang terlampir di bawah ini," tetapi tanpa benar-benar melampirkannya. Jelas hal ini akan sangat membuat Anda terlihat tidak profesional.

Cobalah untuk lebih rajin dan teliti lagi untuk mengecek ulang apakah file yang ingin Anda lampirkan sudah benar-benar "terlampir", sehingga Anda tidak perlu mengirim email dua kali atau mengirimkan lampirannya secara terpisah. Sebenarnya ini adalah hal kecil dan biasa, tapi biasakan perilaku ceroboh seperti ini tidak sampai terulang berkali-kali atau Anda akan mendapatkan reputasi yang buruk karena kelalaian Anda.

Mengatakan hal yang tidak perlu / Tidak to the point

(sumber: writemysite)

Seorang peneliti menekankan pentingnya mengatakan apa yang perlu Anda katakan dan tidak lebih. "Ketidakmampuan untuk mengatakan apa yang perlu Anda katakan secara ringkas dapat dengan mudah mengganggu seseorang yang mungkin telah bersedia mendengarkan Anda.”

Hal ini terutama terjadi jika Anda: mengirim email untuk mencari bantuan, atau masukan, atau dukungan - atau bahkan hanya untuk mengajukan pertanyaan. Gunakan bahasa, subject email , dan pesan yang rapih serta dibagi ke beberapa bagian tertentu sehingga penerima email dapat membacanya dengan mudah, cepat, dan segera mengerti intinya atau bisa-bisa penerima menghabiskan waktu mereka semalaman hanya untuk menelaah apa inti dari email Anda. "Itulah mengapa Anda harus mempresentasikan ide Anda dengan rapi atau dapat berisiko email Anda tidak akan dibaca karena dianggap tidak profesional atau bahkan spam.

Untuk dapat membuat pesan yang to the point dan ringkas memang tidak semudah yang dibayangkan dan perlu beberapa latihan untuk sebagian orang. Bacalah lagi apa yang Anda tulis sebelum mengirim dan ringkas kata-kata yang tidak perlu, seperti keseluruhan paragraf yang hanya mengulang apa yang telah Anda katakan sebelumnya. Terkadang memang penting untuk menjelaskan keseluruhan secara detil dan lebih banyak, namun lebih Anda meringkasnya dengan bahasa yang lebih minimal namun tanpa mengurangi pesan penting yang ingin disampaikan. Belajar menulis dengan tujuan akan membantu Anda dengan baik dalam korespondensi email profesional Anda. Pembaca Anda akan berterima kasih atas singkatnya pesan tersebut dan akan cenderung merespon dengan baik.

Anda salah mengeja nama orang?

(sumber: shutterstock)

Anda sama sekali tidak memiliki alasan untuk menulis surat kepada seseorang dan salah mengeja namanya. Nama dan ejaan nama yang benar dapat dilihat pada tanda tangan dan di alamat email, semuanya ada di tempat terbuka agar pengirim bisa melihatnya dengan jelas dan mudah. Hal ini dapat menjadi hal yang serius dan sensitif bagi penerima email.

Apakah mengeceknya membutuhkan dua detik ekstra? Tentu. Tapi, jelas, dalam skema besar, dua detik bukanlah apa-apa. Lebih baik Anda memeriksanya lagi dengan benar sebelum Anda mengirimnya daripada Anda harus meminta maaf atas kesalahan Anda yang ceroboh. Jika Anda begitu sibuk sehingga tidak bisa mendapatkan nama orang yang Anda tangani dengan benar, lalu untuk apa Anda terburu-buru? Itulah yang pembaca akan pertanyakan. Kesalahan kecil dan tak terbantahkan ini bisa berbicara banyak tentang kemampuan Anda yang lain. Jadi, periksa ulang pekerjaan Anda dan alamat orang tersebut dengan benar.

Anda mungkin mengirim dan menerima banyak email pada hari tertentu. Hindari membuat kesalahan kecil dan ceroboh saat mengirim pesan yang membuat Anda terlihat tidak profesional dan ceroboh. Jangan mengorbankan kualitas atas nama kecepatan, dan jangan sampai Anda kehilangan respect hanya karena kesalahan email yang bisa dengan mudah Anda hindari.

Latest News